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Datenschutzerklärung

In dieser Datenschutzerklärung beschreiben wir, die Aktiv Treuhand, Karin Bischof (nachfolgend wir oder uns genannt), wie wir Personendaten erheben und bearbeiten. Diese Datenschutzerklärung stellt keine abschliessende Beschreibung dar; allenfalls regeln andere den Datenschutz betreffende Erklärungen spezifische Sachverhalte. Unter Personendaten werden für die Zwecke dieser Datenschutzerklärung alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. 

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1. Verantwortliche Stelle und Kontakt

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist die Aktiv Treuhand, Karin Bischof, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Anfragen zum Datenschutz können, unter Beilage einer Kopie der ID oder des Passes zur Identifikation des Nutzers, per Brief an uns gerichtet werden. Aktiv Treuhand, Karin Bischof, Kehlhofweg 6, 8488 Turbenthal.

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2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten Personendaten insbesondere in den folgenden Kategorien von Bearbeitungen.

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3. Kategorien von Personendaten

Welche Personendaten wir bearbeiten, ist abhängig von Ihrer Beziehung zu uns und vom Zweck, für den wir diese bearbeiten. Wir bearbeiten nebst ihren Kontaktdaten auch weitere Informationen über Sie oder über Personen, die mit Ihnen in einer Beziehung stehen. Bei diesen Informationen kann es sich unter Umständen auch um besonders schützenswerte Personendaten handeln.

Wir sammeln folgende Kategorien von Personendaten, abhängig vom Zweck, für den wir diese bearbeiten:

  • Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail)

  • Kundeninformationen (z.B. Geburtsdatum, Nationalität, Zivilstand, Beruf, Titel, Stellenbezeichnung, ID-Nummer, AHV-Nummer)

  • Risikobewertungsdaten (z.B. Bonitätsinformationen, Handelsregisterdaten)

  • Finanzinformationen (z.B. Daten zu Bankverbindungen)

  • Mandatsdaten, je nach Auftrag (z.B. Steuerinformationen, Statuten, Protokolle, Projekte, Verträge, Mitarbeitendendaten (z.B. Lohn, Sozialversicherungen), Buchhaltungsdaten, wirtschaftlich Berechtigte, Eigentumsverhältnisse)

  • Webseitendaten (z.B. IP-Adresse, Geräteinformation (UDI), Informationen zum Browser.

  • Bewerbungsdaten (z.B. Lebenslauf, Arbeitszeugnisse)

  • Sicherheits- und Netzwerkdaten (z.B. Besucherlisten, Zutrittskontrollen, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonanruflisten)

Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet) gewisse Daten oder erhalten solche von unseren Mandanten und deren Mitarbeitern, von Behörden, (Schieds-)Gerichten und sonstigen Dritten. Nebst den Daten von Ihnen, die Sie uns direkt geben, umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben, die wir im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erfahren, Angaben im Zusammenhang mit ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten (damit wir z.B. mit Ihrer Hilfe Geschäfte mit Ihrem Arbeitgeber abschliessen und abwickeln können), Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Bonitätsauskünfte, Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, Berater, Rechtsvertreter, etc.) geben, damit wir Verträge mit Ihnen oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Ihre Adresse für Lieferungen, Vollmachten) Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie etwa der Geldwäschereibekämpfung und Exportrestriktionen, Angaben von Banken, Versicherungen, Vertriebs- und anderen Vertragspartnern von uns zur Inanspruchnahme oder Erbringung von Leistungen durch Sie (z.B. erfolgte Zahlungen, erfolgte Käufe), Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Bewerbung etc.), Ihre Adressen und ggf. Interessen und weitere soziodemographische Daten (für Marketing), Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse des Smartphones oder Computers, Angaben zu Ihrem Gerät und Einstellungen, Cookies, Datum und Zeit des Besuchs, abgerufene Seiten und Inhalte, benutzte Funktionen, verweisende Website, Standortangaben).

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4. Zwecke der Datenbearbeitung und Rechtsgrundlage

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4.1 Erbringung von Dienstleistungen

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Mandatsbeziehungen mit unseren Kunden und sonstigen Vertragsbeziehungen mit Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten.
Bei den Personendaten unserer Kunden handelt es sich insbesondere um folgende Informationen:

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

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4.2 Indirekte Datenbearbeitung aus Leistungserbringung

Wenn wir Leistungen für unsere Kunden erbringen, kann es vorkommen, dass wir auch Personendaten bearbeiten, die wir nicht direkt bei den betroffenen Personen erhoben haben oder Personendaten von Drittpersonen. Es handelt sich bei diesen Drittpersonen in der Regel um Mitarbeitende, Kontaktpersonen, Familienmitglieder oder Personen, die aus anderen Gründen mit den Kunden oder den betroffenen Personen in einer Beziehung stehen. Diese Personendaten benötigen wir, um Verträge mit unseren Kunden zu erfüllen. Wir erhalten diese Personendaten von unseren Kunden oder von Dritten, die von unseren Kunden beauftragt werden. Drittpersonen, deren Informationen wir zu diesem Zweck bearbeiten, werden von unseren Kunden darüber informiert, dass wir ihre Daten bearbeiten. Unsere Kunden können dafür auf diese Datenschutzerklärung verweisen.
Bei den Personendaten der Personen, die mit unseren Kunden in einer Beziehung stehen, handelt es sich insbesondere um folgende Informationen:

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

 

4.3 Nutzung unserer Webseite

Um unsere Webseite zu nutzen, müssen keine Personendaten offengelegt werden. Der Server erfasst jedoch mit jedem Aufruf eine Reihe von Benutzerinformationen, welche vorübergehend in den Logfiles des Servers gespeichert werden.
Bei der Nutzung dieser allgemeinen Informationen findet keine Zuordnung zu einer bestimmten Person statt. Die Erfassung dieser Informationen bzw. Daten ist technisch erforderlich, um unsere Webseite anzuzeigen und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Diese Informationen werden zudem erhoben, um die Webseite zu verbessern und ihre Nutzung zu analysieren.
Dabei handelt es sich insbesondere um folgende Informationen:

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

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4.4 Direkte Kommunikation und Besuche

Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen (z.B. via Telefon, E-Mail oder Chat) oder wir Sie kontaktieren, bearbeiten wir die dafür notwendigen Personendaten. Wir bearbeiten diese Personendaten ebenfalls, wenn Sie uns besuchen. In diesem Fall kann es sein, dass Sie vor ihrem Besuch oder am Empfang Ihre Kontaktdaten hinterlassen müssen. Diese werden von uns für eine gewisse Zeit aufbewahrt, um unsere Infrastruktur und unsere Informationen zu schützen.
Für die Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare («Online-Meetings») nutzen wir den Dienst «Zoom», bzw. von Ihnen genutzte Videokonferenzdienstleister.

Wir bearbeiten dabei insbesondere folgende Informationen:

  • Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail)

  • Randdaten zur Kommunikation (z.B. IP-Adresse, Dauer der Kommunikation, Kommunikationskanal)

  • Aufzeichnungen von Gesprächen, z.B. bei Videokonferenzen

  • Andere Informationen, die der Nutzer während der Verwendung des Videokonferenzdienstes hochlädt, bereitstellt oder erstellt sowie für die Wartung des bereitgestellten Dienstes verwendete Metadaten Zusätzliche Auskünfte über die Bearbeitung personenbezogener Daten durch «Zoom» finden sich in deren Datenschutzerklärungen.

  • Persönliche Informationen (z.B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma)

  • Zeitpunkt und Grund des Besuchs.

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Erfüllung einer vertraglichen Pflicht mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person, inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung (Erbringung einer Dienstleistung)

  • Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Sicherheit, Nachvollziehbarkeit sowie Abwicklung und Administration von Kundenbeziehungen).

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4.5 Bewerbungen

Sie können per Post oder über die auf unserer Webseite angegebene E-Mail-Adresse Ihre Bewerbung für eine Stelle bei uns einreichen. Die Bewerbungsunterlagen und sämtliche damit an uns bekanntgegebenen Personendaten werden streng vertraulich behandelt, keinem Dritten bekanntgegeben und nur zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung für eine Anstellung bei uns bearbeitet. Ohne Ihre gegenteilige Zustimmung wird Ihr Bewerbungsdossier nach dem Abschluss des Bewerbungsverfahrens entweder an Sie zurückgesendet oder gelöscht/vernichtet, soweit es nicht einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt. Rechtsgrundlagen für die Bearbeitung Ihrer Daten bilden Ihre Einwilligung, die Erfüllung des Vertrages mit Ihnen und unsere berechtigten Interessen.
Wir bearbeiten dabei insbesondere folgende Informationen:

  • Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail)

  • Persönliche Informationen (z.B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma)

  • Bewerbungsunterlagen (z.B. Motivationsschreiben, Zeugnisse, Diplome, Lebenslauf)

  • Bewertungsinformationen (z.B. Beurteilung Personalberater, Referenzauskünfte, Assessments)

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Wahrung berechtigter Interessen (z.B. Anstellung neuer Mitarbeitenden)

  • Einwilligung

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4.6 Lieferanten, Dienstleister, sonstige Vertragspartner

Wenn wir mit Ihnen einen Vertrag schliessen, damit Sie eine Dienstleistung für uns erbringen, bearbeiten wir Personendaten von Ihnen oder Ihren Mitarbeitenden. Diese benötigen wir, um mit Ihnen zu kommunizieren und Ihre Leistungen in Anspruch zu nehmen. Wir bearbeiten diese Personendaten unter Umständen auch um zu prüfen, ob ein Interessenkonflikt im Zusammenhang mit unserer Tätigkeit als Revisionsstelle vorliegen könnte und um sicherzustellen, dass wir mit der Zusammenarbeit keine ungewollten Risiken, z.B. hinsichtlich Geldwäscherei oder Sanktionen eingehen.

Wir bearbeiten dabei insbesondere folgende Informationen:

  • Kontaktinformationen (z.B. Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail).

  • Persönliche Informationen (z.B. Beruf, Funktion, Titel, Arbeitgeberfirma).

  • Finanzinformationen (z.B. Daten zu Bankverbindungen).

Diese Personendaten bearbeiten wir für die beschriebenen Zwecke gestützt auf die folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Abschluss oder Abwicklung eines Vertrages mit der betroffenen Person bzw. zugunsten der betroffenen Person, inkl. Vertragsanbahnung und allfällige Durchsetzung

  • Wahrung berechtigter Interessen, (z.B. Vermeidung von Interessenkonflikten, Schutz des Unternehmens, Durchsetzung von Rechtsansprüchen).

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5. Tracking-Technologien

Wir setzen auf unserer Website Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen. Im Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten. Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Website bereits besucht haben. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht. Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Besuchen Sie unsere Seite erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits bei uns waren und welche Eingaben und Einstellungen sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen. Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke erforderlich. Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neues Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können.

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6. Datenweitergabe und Datenübermittlung

Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Erbringung unserer Leistung notwendig ist, wenn diese Dritten für uns eine Dienstleistung erbringen, wenn wir dazu gesetzlich oder behördlich verpflichtet sind oder wenn wir ein überwiegendes Interesse an der Weitergabe der Personendaten haben. Wir werden Personendaten ebenfalls an Dritte weitergeben, wenn Sie dazu ihre Einwilligung erteilt oder uns dazu aufgefordert haben.
Nicht alle Personendaten werden standardmässig verschlüsselt übermittelt. Sofern nicht explizit mit dem Kunden anders vereinbart, werden Buchhaltungsdaten, Lohnadministrationsdaten, Lohnabrechnungen und -ausweise unverschlüsselt übermittelt.

Folgende Kategorien von Empfänger können Personendaten von uns erhalten:

  • Zweigniederlassungen, Tochter- oder Schwestergesellschaften.

  • Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Versicherungen).

  • Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden, staatliche Einrichtungen, Gerichte.

Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Personendaten bearbeiten, schliessen wir Verträge, die diese verpflichten, den Datenschutz zu gewährleisten. Unsere Dienstleister befinden sich mehrheitlich in der Schweiz oder in der EU / im EWR. Gewisse Personendaten können in Ausnahmefällen in andere Länder weltweit übermittelt werden. Sollte eine Datenübermittlung in andere Länder, die über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügen, erforderlich sein, erfolgt diese auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln.

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7. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (d.h. insbesondere während der gesetzlichen Verjährungsfrist) und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs) gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger.

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8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa der Erlass von Weisungen, Schulungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Pseudonymisierung und Kontrollen.

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9. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind (eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht). Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten,) zu schliessen oder diesen abzuwickeln. Auch die Website kann nicht genutzt werden, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt werden.

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10. Ihre Rechte

Sie haben im Zusammen mit unserer Bearbeitung von Personendaten die folgenden Rechte:

  • Recht auf Auskunft über zu Ihnen bei uns gespeicherte Personendaten, den Zweck der Bearbeitung, die Herkunft sowie über Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die Personendaten weitergegeben werden.

  • Recht auf Berichtigung, falls Ihre Daten nicht korrekt oder nicht vollständig sind.

  • Recht auf Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten

  • Recht, die Löschung der bearbeiteten Personendaten zu verlangen

  • Recht auf Datenübertragbarkeit

  • Recht einer Datenbearbeitung zu widersprechen oder eine Einwilligung zur Bearbeitung von Personendaten jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen.

  • Recht auf Beschwerde an eine zuständige Aufsichtsbehörde, sofern rechtlich vorgesehen.

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich an die unter Ziff. 1 angegebene Adresse.
Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls Kosten für Sie anfallen, werden wir Sie vorab informieren.

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11. Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns die jederzeitige Änderung dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich vor. 

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Letzte Änderung: September 2023

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